archiveren
richtlijnen (digitaal) archiefbeheer
Deputaten hebben tot taak de kerken te stimuleren om hun archief goed te bewaren. Daartoe beleggen zij toerustingsavonden. De archivarissen geven advies op maat.
- Bewaar het archief in archiefdozen waarbij u de dozen nummert en aangeeft wat de inhoud is.
- Bewaar het archief in een brandwerende kast.
- U maakt een inventarislijst van het archief waarbij goed is terug te vinden wat in welke doos zit. Deze lijst is bij scriba en archivaris aanwezig. Uiteraard laat u deze lijst zien bij kerkvisitatie.
- Goedgekeurde notulen worden door voorzitter en scriba ondertekend en bewaard.
- Notulen en relevante correspondentie worden uitgeprint en goed bewaard in het archief.
- Ledenlijsten worden regelmatig uitgeprint.
- Leden die vertrekken worden bijgehouden. Een uitdraai wordt bewaard. De eerste computerproblemen geven aan dat leden “gedeletet” worden. Niemand kan later vinden dat iemand lid was. Dat mag niet.
- De computer is een geweldig hulpmiddel in het kerkelijk leven. Maar het geeft ook gevaren: oude bestanden van tien jaar geleden kunnen niet meer worden gelezen! Virussen kunnen hele bestanden vernietigen of vermenigvuldigen zodat heel Nederland kan meegenieten. Print voor het archief toch maar alles uit. De kerkenraad stelt voor de kerkenraadsleden een anti-virusprogramma verplicht en bekostigt dat indien nodig ook.
- Bij voldoende deskundigheid kunt u ook kiezen voor het coderen van e-mails.
- Het is verstandig een regeling te treffen waarbij twee personen op de hoogte zijn van wachtwoorden en inkomende e-mails kunnen bekijken. Dit om kwetsbaarheid van een individu te beperken.
acta van de generale synode
acta generale synode 1953
acta generale synode 1956
acta generale synode 1959
acta generale synode 1962
acta generale synode 1965
acta generale synode 1968
acta generale synode 1971
acta generale synode 1974
acta generale synode 1977
acta generale synode 1980
acta generale synode 1983
acta generale synode 1986
acta generale synode 1988
acta generale synode 1992
acta generale synode 1995
acta generale synode 1998
acta generale synode 2001
acta generale synode 2002
acta generale synode 2004
acta generale synode 2007
acta generale synode 2008
acta generale synode 2010
De acta van de generale synode van 1892 t/m 1950 zijn te vinden in het Utrechts Archief.
De meest recente acta zijn te raadplegen via de website van de Christelijke Gereformeerde Kerken.
Veelgestelde vragen
Welke persoonsgegevens zijn er in kerkelijke archieven?
Elke organisatie houdt een administratie bij met gegevens over personen en/of bedrijven waarmee een relatie bestaat. In een kerkelijke organisatie gaat het dan over:
- de ledenadministratie, vaak ondergebracht bij een kerkelijk bureau. Hierin bevinden zich de meest actuele gegevens van de kerkleden;
- een gemeentegids en/of smoelenboek. Dit wordt verspreid onder de gemeenteleden;
- gegevens die op de website van de kerk beschikbaar worden gesteld in bijvoorbeeld nieuwsitems of foto’s. Deze kunnen worden afgeschermd met een inlogcode voor de eigen leden.
In het kerkelijk archief bevinden zich ook gegevens van oud-gemeenteleden. Denk hierbij aan attestaties, doop- en trouwbewijzen en de rubrieken in de kerkbodes waarin melding wordt gedaan van zowel ingekomen als vertrokken gemeenteleden. In het kader van genealogisch en historisch onderzoek is dankbaar gebruik gemaakt van de gegevens die de kerk hierover bewaarde. Ook doen gemeenteleden of hun kinderen meer dan eens navraag over een doopdatum, de betrokken predikant, uit welke kerk iemand overgekomen was of juist waarheen diegene vertrokken is en wanneer etc. In deze informatiebehoefte voorziet het kerkelijk archief. Computerproblemen die ervoor zorgen dat leden worden gedeletet, moeten dan ook te allen tijde voorkomen worden.
Hoe kunnen we voldoen aan de plicht om een ledenbestand bij te houden én aan een beroep op het recht op vergetelheid?
Met de invoering van de AVG heeft iedereen het recht om te worden vergeten. Dat betekent niet altijd dat persoonsgegevens vernietigd moeten worden; wel dat persoonsgegevens beveiligd moeten worden. De vuistregel is dat de gegevens gebruikt mogen worden voor de doelen waarvoor ze uitdrukkelijk en gerechtvaardigd zijn verzameld. Dus de ledenadministratie mag intact blijven, zolang de gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. In artikel 5 (eerste lid, onder b) van de AVG wordt gesteld dat ‘archivering in het algemeen belang’ in overeenstemming is met de oorspronkelijke doelstelling waarmee de gegevens zijn verzameld. Wanneer archiefbescheiden volgens een selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, kunnen ze dus niet worden vernietigd.[1]
Geen enkel recht van een betrokkene is in de AVG een ‘absoluut’ recht; uitzonderingen zijn er bijna altijd. In artikel 17 van de AVG staat wanneer je een verzoek om gegevens te verwijderen niet hoeft uit te voeren: wanneer de gegevens nodig zijn…
- … om een wettelijke verplichting na te komen
- … om een taak van algemeen belang te vervullen
- … voor het uitoefenen van openbaar gezag
- … voor archivering in het algemeen belang.
- … voor verwerkingsdoeleinden
Zorg dus dat voor alle leden duidelijk is welke persoonsgegevens worden bijgehouden, waar de kerk ze voor gebruikt, én welke gegevens volgens de selectielijst blijvend worden bewaard. Onder de AVG zijn kerken verplicht hier een register van bij te houden, het zogenaamde ‘verwerkingsregister’. Hierin moet ook worden vermeld waar de gegevens vandaan komen en met wie ze worden gedeeld.[2]
[1] Archievenblad jaargang 121 2017 nummer 8, p.23
[2][2] In hoeverre een dergelijk verwerkingsregister ook moet worden opgesteld voor archiefbescheiden die al zijn overgebracht , is nog onduidelijk. Onder de WBP heeft de wetgever de archiefinstellingen van deze verplichting vrijgesteld, omdat dit een onevenredige belasting voor hen zou vormen. Zie ook Archievenblad 2017-8 p.23
Zijn er voor het archief uitzonderingen op de AVG gemaakt?
De AVG is gebaseerd op Europese wetgeving. Normaal gesproken betekent dat in alle Europese lidstaten dezelfde regels gelden. Maar in het geval van de AVG is het de lidstaten toegestaan om in eigen nationale wetgeving specifieke bepalingen op te nemen met betrekking tot de AVG. Dit is in Nederland gebeurd in de Uitvoeringswet AVG. Daarin wordt nader ingevuld wat we moeten verstaan onder ‘archivering in algemeen belang’. Drie ‘rechten’ van betrokkenen gelden niet wanneer de gegevens zich bevinden in archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats:
- het recht op inzage. Een burger kan wel zijn of haar gemeente vragen welke persoonsgegevens deze gemeente over hem of haar verwerkt, maar dezelfde vraag kan niet worden gesteld aan de beheerder van een archiefbewaarplaats;
- het recht op rectificatie. Om de integriteit van de archiefstukken te beschermen, is het voor betrokkenen niet mogelijk om de gegevens in overgebrachte archiefstukken te corrigeren, zelfs niet als de gegevens onjuist zijn. Het schriftelijke verzoek om de gegevens te wijzigen kan eventueel wel bij de stukken opgenomen worden;
- het recht op overdraagbaarheid. Persoonsgegevens kunnen door een betrokkene worden ‘meegenomen’ van de ene verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een muziekstreamingsdienst) naar een andere, zodat overstappen makkelijker wordt. Dit geldt niet bij archiefbescheiden, omdat het daarmee onmogelijk wordt om de integriteit van het archief te waarborgen.
Welke persoonsgegevens moeten beveiligd worden en hoe?
Bij privacygevoelige gegevens is het van belang om de openbaarheid van de archiefstukken te beperken. Dit kan door een reglement op te stellen tot het kunnen raadplegen van het kerkelijk archief. Hierin kan worden vastgelegd welke stukken openbaar zijn en dus door zowel gemeenteleden als oud-gemeenteleden kunnen worden ingezien en/of gekopieerd / gefotografeerd kunnen worden. Aan de andere kant kan worden aangegeven welke stukken slechts na toestemming van de scriba of de archiefbeheerder kunnen worden ingezien. Van groot belang is daarbij de reden van het verzoek om gegevens, en door wie het verzoek gedaan wordt. Een gemeentelid mag minder stukken inzien dan een kerkenraadslid of predikant, aangezien die laatsten een ambtsgeheim hebben. Wil men alleen een datum weten, dan kan deze informatie makkelijker gegeven worden, dan wanneer men verzoekt om de notulen van een bepaalde zaak in te mogen zien. Daarnaast kunnen er voorwaarden worden gesteld aan de verwerking van de gegevens, met betrekking tot wat er al dan niet gepubliceerd mag worden.
Belangrijk is om de belangen van individuele personen in het oog te houden. Houd de naam van een persoon hoog!
Kan iemand eisen dat comité notulen van kerkelijke vergaderingen worden vernietigd?
Het kan voorkomen dat een gemeentelid dat is afgesneden van de gemeente verzoekt om al zijn gegevens te verwijderen, met een beroep op het recht om vergeten te worden. Het gaat dan naast de gewone gegevens ook om de kanselafkondigingen en de notulen van de smalle en brede kerkenraad tijdens de besluitfase. Het is echter aan de kerkenraad - in overleg met de scriba/archiefbeheerder - en niet aan het betrokken gemeentelid om te bepalen hoe lang deze stukken worden bewaard en wanneer ze mogen worden vernietigd. Deze termijn zal niet te kort mogen zijn, omdat de stukken mogelijk nog als bewijsvoering nodig zijn. Het betrokken gemeentelid kan op een gegeven moment menen dat hij onheus is bejegend, dat er fouten zijn gemaakt of dat hij (emotionele) schade heeft geleden. Als hij daardoor alsnog in het verweer komt bij de burgerlijke rechter zal de kerkenraad stukken moeten kunnen overhandigen in de rechtszaak. Dit om aan te kunnen tonen op basis waarvan zij tot het besluit is gekomen om het gemeentelid van de gemeente af te snijden.
Het is van belang om zorgvuldig met deze stukken om te gaan. Dergelijke specifiek juridische kerkelijke stukken kunnen bijvoorbeeld worden bewaard in een gesloten envelop met het opschrift: alleen te openen in aanwezigheid van de voorzitter van de kerkenraad. Op de envelop dient tevens duiding van de inhoud te worden gegeven door middel van een naam en periode. Ook kan een jaartal worden vermeld waarop die stukken kunnen worden vernietigd. Kies daarvoor een jaartal waarin de persoon in kwestie overleden zal zijn, of niet meer in staat om actie richting zijn/haar voormalige kerkgemeenschap te ondernemen.
Zijn documenten die gedeeld worden via de cloud beveiligd genoeg?
De kerkenraad moet zich ervan vergewissen dat er slechts beperkte persoonlijke gegevens kunnen worden aangetroffen buiten de kerkelijke administratie en de archiefomgeving. Om dat te bereiken moet inzichtelijk zijn waar de volledige administratie van alle commissies en vergaderingen en het kerkelijk bureau is opgeslagen. Dus niet op eigen computers/laptops, in de privémail of in openbare cloud-omgevingen als Google, OneDrive of Dropbox. Dan is namelijk niet te waarborgen dat (privacygevoelige) informatie alleen voor de bevoegde personen toegankelijk is. Of dat de gegevens in goede staat bewaard blijven.
In het geval van cloud-computing[1] geldt dat niet altijd duidelijk is wie de eigenaar van de bestanden is. Lees altijd de voorwaarden die de provider stelt aan het gebruik van zijn cloud-diensten. Die zijn opgesteld vanuit het belang en activiteiten van de provider, niet van de gebruiker! Probeer er zo goed mogelijk achter te komen wat er precies met de opgeslagen informatie gebeurt en waarvan het door de provider kan worden aangewend. Het internationale softwarebedrijf Google biedt de mogelijkheid om gegevens en documenten op te slaan, maar heeft daarover nadien de zeggenschap. Je bent dan dus niet meer de baas over je eigen gegevens! Let ook goed op in welk land de cloud-aanbieders hun gegevens opslaan. Gegevens die buiten West-Europa op servers staan, vallen niet onder het Europese recht. Dat betekent dat de Amerikaanse regering bijvoorbeeld in het bezit kan komen van specifieke gegevens en informatie, die je liever niet prijs zou geven. Denk hierbij aan bedrijfsgegevens, klantendatabases en andere privacygevoelige informatie.
Zorg ervoor dat er één centrale plek is waar de digitale gegevens worden opgeslagen en vanwaar uit dit gedeeld kan worden met de bevoegde personen. Een voorbeeld van zo’n systeem is Kerkgeheugen[2], dat zowel als werkomgeving kan worden gebruikt om documenten en agenda’s met elkaar te delen, als om digitale bestanden in op te slaan.
[1] voor het opslaan van digitale bestanden via internetverbinding gebruik maken van de server van een bedrijf of provider
[2] Kerkgeheugen is een programma met een aantal (los te verkrijgen) modules, waaronder de vergader- en archiefmodule. Alle documenten benodigd voor vergaderingen van commissies en organisaties worden daarin opgenomen: agenda’s, notulen, vergaderstukken, besluiten- en actielijsten. Daarbinnen is de primaire ordening op vergaderdatum. Door middel van applicaties kunnen de stukken op elk tijdstip en plaats worden geraadpleegd. Op basis van een inlog-account en autorisatie wordt bepaald wie tot welke documenten toegang heeft. De aldus vastgelegde documenten vormen gezamenlijk een archief; bij de documenten kan zowel worden vastgelegd of ze vernietigbaar zijn, als of ze wel of niet openbaar zijn. De te bewaren stukken kunnen op een later tijdstip in dezelfde structuur van vergaderingen worden bewaard in een e-Depot.