archi­veren

richt­lijnen (digitaal) archief­beheer

Deputaten hebben tot taak de kerken te stimu­leren om hun archief goed te bewaren. Daartoe beleggen zij toerus­tings­avonden. De archi­va­rissen geven advies op maat.

Hierbij geven wij u enkele adviezen:

  • Bewaar het archief in archief­dozen waarbij u de dozen nummert en aangeeft wat de inhoud is.
  • Bewaar het archief in een brand­we­rende kast.
  • U maakt een inven­ta­ris­lijst van het archief waarbij goed is terug te vinden wat in welke doos zit. Deze lijst is bij scriba en archi­varis aanwezig. Uiteraard laat u deze lijst zien bij kerkvi­si­tatie.
  • Goedge­keurde notulen worden door voorzitter en scriba onder­tekend en bewaard.
  • Notulen en relevante corres­pon­dentie worden uitge­print en goed bewaard in het archief.
  • Leden­lijsten worden regel­matig uitge­print.
  • Leden die vertrekken worden bijge­houden. Een uitdraai wordt bewaard. De eerste compu­ter­pro­blemen geven aan dat leden “gedeletet” worden. Niemand kan later vinden dat iemand lid was. Dat mag niet.
  • De computer is een geweldig hulpmiddel in het kerkelijk leven. Maar het geeft ook gevaren: oude bestanden van tien jaar geleden kunnen niet meer worden gelezen! Virussen kunnen hele bestanden vernie­tigen of verme­nig­vul­digen zodat heel Nederland kan meege­nieten. Print voor het archief toch maar alles uit. De kerkenraad stelt voor de kerken­raads­leden een anti-virus­pro­gramma verplicht en bekostigt dat indien nodig ook.
  • Bij voldoende deskun­digheid kunt u ook kiezen voor het coderen van e-mails.
  • Het is verstandig een regeling te treffen waarbij twee personen op de hoogte zijn van wacht­woorden en inkomende e-mails kunnen bekijken. Dit om kwets­baarheid van een individu te beperken.
terug